Emails speichern und auf Dauer archivieren

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In der Flut der ankommenden Emails verliert man als Webmaster nicht allzu selten den gesamten Überblick. Oft möchte man manche Emails, die nützliche und interessante Infos, etwa von einem Geschäftspartner oder einem Freund aus dem Emailwechsel abspeichern, wobei man diese bei Bedarf wieder gern vor der Nase hätte.

Natürlich ist in jedem Email-Account dafür eine Menge Platz von bis zu 5 GB für ein Postfach vorgesehen. Im Outlook-Express und anderen Email-Diensten sind alle eingehende Emails ebenfalls für immer zur Hand.

Das man durch eine intern installierte Email-Software auf dem Heimrechner die Emails aus dem vorhandenen Email-Account im Internet automatisch abholen lassen kann, ist ja bekannt und sowas lässt sich ohne Probleme einrichten. Aber wie verschafft man sich die Möglichkeit, alle Emails im Nachhinein auf einen Silberling, CD oder DVD, zu brennen und auf diese Art und Weise, für immer zu archivieren.!?

Dafür habe ich ein Webtool, besser gesagt eine Email-Software entdeckt. Diese Software heißt Mail Store Home 2.0 und ist für einzelne Home-Anwender in deutsch und englisch kostenlos zu haben. Nur für Unternehmen und Gewerbetreibende gibt es sogar einen MailStore Server, bei dem die Preise doch etwas happig sind, welche ja mitunter dem Leistungsumfang des Anbieters angepasst sind.

Aus der Preisliste lassen sich genaue Zahlen entnehmen. Das ist aber für einen einzelnen Webmaster ziemlich uninteressant. Dabei zählt nur der persönliche Bedarf.

Ich nenne mal ein Beispiel, indem eine Email aus dem Jahre 2004 oder Ähnliches gesucht wird. Dabei geht es vielleicht um wichtige Infos und Details, aber die meisten Internetnutzer haben solche alte E-Mails garantiert schon gelöscht. Dem Problem kann jetzt eine gute Abhilfe geschaffen werden.

Bei diesem Tool werden Email-Quellen bei solchen Email-Account-Anbietern wie Web.de, GMX, Microsoft Windows Mail, AVM Ken! Server, Google Mail, Windows Live Mail, IMAP, POP3 und vielen anderen. Der Email-Eingang von internen Programmen wie Outlook Express und Mozilla Thunderbird werden ebenfalls nach neuen Emails durchsucht.

Man findet diesbezüglich interessante und nötige Infos auf der Herstellerseite. Die Software ist, wie schon erwähnt, kostenlos und eine Freeware. Mit einer Größe von 10,5 MB ist diese ruckzuck auf dem Rechner, was ich für euch auch getan habe. Die Installation läuft laut dem Hersteller auf Windows 2000, XP, 2003 und ebenfalls dem Vista.

Es können damit Hunderttausende E-Mails mit dazugehörigen Dateianhängen archiviert und dann anschließend auf CD oder DVD gebrannt werden. Die Emails können mit diesem Schritt auf Speichermedien gesichert werden und ebenfalls zurück exportiert werden.

Eine Suchfunktion lässt in den abgespeicherten Mails nach bestimmten Suchbegriffen stöbern und diese komplett durchforsten. Wenn man die Software installiert hat, klickt man den jeweiligen Mail-Dienst rechts in der Benutzeroberfläche an. Sie sehen unten auf dem Screeshot, wie diese Software aussieht.

Dann werden anschließend alle Emails und auch gelöschte davon, durch das Programm eingelesen. Auf dem unteren Screenshot sieht man die Benutzeroberfläche des EmailStore. Die blaue Anzeige rechts unten im Screenshot zeigt den Grad der Initialisierung vom Postfach bei Outlook Express an.

Wobei es nicht ratsam ist, während dieses Prozesses mit anderen Anwendungen zu arbeiten, da der Arbeitsspeicher etwas zu tun hat und schnell überlastet werden kann. Eigenartigerweise hat auch zugleich die Searchindexer.exe gestartet. Diese hat wiederum mit Microsoft und deren Diensten zu tun.

Dieser Prozess nervt aber einen Anwender am meisten. Immer wenn Outlook gestartet wird, läuft dieser ebenfalls im Hintergrund. Am besten lässt man die Software das eigene Postfach je nach Anbieter durchsuchen und macht selbst in der Zwischenzeit eine Pause, da ich gerade beim Initialisieren eine Überlastung der CPU hatte.

Als Fazit sei gesagt, dass man diese Anwendung jedoch ausprobieren kann, da es auch nichts kostet und nur etwas von der eigenen Freizeit in Anspruch nimmt. Zum Schluss noch folgendes: Alle archivierten Emails lassen sich ausdrucken und in den jeweiligen Mail-Diensten öffnen und lassen sich als eml.-Dateien wieder an die Orte der Postfächer exportieren oder ebenfalls anderweitig abspeichern.

Das geschieht mit Speichern unter als eml-File, auf der eigenen Festplatte. Diese Software wurde durch Chip Online im Februar 2008 mit 5 Punkten von 5 positiv bewertet.

by Alexander Liebrecht

 

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