Die Vorteile der digitalen Signatur

Digitale Signaturen erleichtern in vielen Bereichen die Zusammenarbeit von Unternehmen und ihren Kunden, Partnern und Lieferanten. Geschäftsaktivitäten lassen sich mit vertrauenswürdigen, digitalen Signaturen einfach und sicher optimieren. Um Verträge, Rechnungen und andere wichtige Dokumente digital zu signieren, muss es aber eine rechtssichere Unterschrift sein, die auch vor Gericht Bestand hat.

Die Vorteile der digitalen Signatur liegen neben ihrer Rechtsverbindlichkeit in der Möglichkeit, sie jederzeit einzusetzen, zu skalieren und in bestehende Workflows zu integrieren. Außerdem helfen sie dabei, Compliance und eIDAS-Vorgaben zu erfüllen. Die eIDAS-Verordnung über elektronische Identifizierung und Vertrauensdienste gilt für alle Personen und Unternehmen, die in der EU tätig sind.

Bei der Fortgeschrittenen Elektronischen Signatur, FES, handelt es sich ebenfalls um eine von der eIDAS vorgegebene Unterschriftenform zur Identitätsprüfung. Während sich die einfache elektronische Signatur, auch als digitale Signatur bezeichnet, für alle internen Vorgänge eignet, setzen Anwender mit der FES höhere Sicherheitsstandards und erreichen damit eine Rechtssicherheit. Denn die fortgeschrittene elektronische Signatur werden biometrische Daten im unterschriebenen Dokument als elektronisches Siegel abgespeichert.

Bei Flixcheck nutzen Anwender die FES beispielsweise rechtssicher für Aufträge mit hohem Auftragswert, Kooperationsverträge mit internationalen Partnern oder für Vertragsabschlüsse im Außendienst.

Digital signieren mit der eIDAS-Verordnung

Neben elektronischer und digitaler Signaturen fallen auch elektronische Siegel, Webseiten-Zertifikate und elektronische Zeitstempel in die Verordnung. Die einheitlichen Rahmenbedingungen werden von allen EU-Mitgliedstaaten umgesetzt. Das BSI erarbeitet jährlich eine Übersicht der zulässigen Algorithmen für die Verschlüsselung der digitalen Signaturen in einem Algorithmenkatalog.

Mit der digitalen Signatur ist das Unterschreiben und Authentifizieren von Dokumenten durch den Unterzeichner möglich. Wie handgeschriebene Unterschriften sind sie für jeden Benutzer einzigartig und mithilfe von mathematischen Algorithmen verschlüsselt.

Scannen und Drucken entfallen

Das lästige Scannen und Drucken entfällt, um Dokumente aufwendig zu unterschreiben. Digitale Signaturen erzeugen zwei Schlüssel, einen privaten und einen öffentlichen. Der private Schlüssel wird vom Unterzeichner geheim gehalten. Die verschlüsselten Daten werden mit einem Zeitstempel versehen. Wird das Dokument nach der Unterzeichnung verändert, ist der Zeitstempel ungültig und damit auch die digitale Signatur.

Der Empfänger des Dokuments erhält eine Kopie des öffentlichen Schlüssels zum Öffnen der Datei. Mit diesem kann er das Dokument nur dann öffnen, wenn der Schlüssel den hinterlegten Code, eine Zahlenreihe, die als Hash bezeichnet wird, auflösen kann und zum privaten Schlüssel des Unterzeichners passt.

Vor Ort oder unterwegs unterschreiben

Im Zusammenhang mit digitalen Signaturen und ihren Vorteilen muss natürlich die hohe Flexibilität genannt werden. Das ist aber nicht alles, wovon Anwender profitieren.

Die Vorteile digitaler Unterschriften im Überblick:

  • Die von der eIDAS geforderten Standards lassen sich problemlos einhalten.
  • Arbeitsprozesse lassen sich umfassend automatisieren und verwalten.
  • Das führt am Ende zu einer deutlichen Zeit- und Kostenersparnis.
  • Verträge lassen sich vor Ort und unterwegs rechtssicher unterzeichnen.
  • Die digitalen Signaturen haben vor Gericht eine Beweiskraft von 100%.

Innerhalb von wenigen Sekunden werden Verträge und Vereinbarungen digital unterzeichnet und damit rechtskräftig. Während sich Vertragsverhandlungen häufig über mehrere Wochen hinziehen, können komplexe B2B- oder B2C-Verkaufsvorgänge deutlich kürzer abgewickelt werden. Das verhindert das Abwerben potenzieller Kunden durch Wettbewerber und Unternehmen präsentieren sich fortschrittlich und modern.

Vertriebsprozesse mit digitalen Signaturen automatisieren

Anwender profitieren von praktischen Funktionen digitaler Signaturen, die neben den eigentlichen Vorgängen der Unterzeichnung weitere Vorteile bieten. Vor allem hinsichtlich der Automatisierung von Vertriebsprozessen lassen sich Einsparungen erzielen und Effizienzgewinne verbuchen.

Kunden werden per E-Mail zum Signieren eingeladen und können durch Stapelsignaturen auch mehrere Dokumente auf einmal signieren. Den E-Mails lassen sich personalisierte Nachrichten hinzufügen. Das Unterschreiben funktioniert ortsunabhängig auf dem Smartphone, Tablet oder Computer. Die Sicherheits- und Datenschutz-Standards  gewährleisten die Einhaltung der eIDAS-Verordnung. Über Plug-ins oder APIs werden die digitalen Signaturen in ERP, DMS und CMS integriert.

Die Digitalisierung von Vertriebsprozessen umfasst durch digitale Signaturen auch höchst sensible Dokumente mit gesetzlicher Schriftformerfordernis oder hohem Haftungsrisiko. Das Ausdrucken von Verträgen entfällt vollständig, die Speicherung in elektronischer Form ist ausreichend. All das führt zur Steigerung der Effizienz und senkt damit die Kosten im Vertrieb.

Zu den häufigsten Szenarien, in denen Anwender von der digitalen Signatur im Vertrieb profitieren, gehören vor allem Angebote und Verträge. Aber auch das Leasing eines Autos, der Verkauf einer neuen Waschmaschine, Franchiseverträge sowie das Vermieten eines Fahrzeuges lassen sich rechtssicher erledigen. Wartungsverträge, Neuabschlüsse von Versicherungen oder Handyverträgen, vorgeschriebene Warnhinweise oder die Kenntnisnahme von gesetzlichen Kündigungsfristen sowie die Gegenzeichnung erhaltener Einweisungen sind darüber hinaus geeignete Situationen für die digitale Signatur.

Fazit

Die Zukunft ist heute, denn digitale Signaturen sind bereits rechtssicher und Datenschutz-konform verfügbar. Sie erleichtern Abläufe und Prozesse in vielen Branchen und Bereichen, der Vertrieb profitiert besonders von den sicheren digitalen Unterschriften. Die Vorteile sind Zeitersparnis, Kostenreduktion und hohe Flexibilität.

Das All-in-One-Webtool von Flixcheck bietet neben der digitalen Unterschrift, weitere umfangreiche Funktionen zur Verbesserung der Kundenkommunikation wie das strukturierte Abfragen von Kundendaten oder terminieren von Kundengesprächen.

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