Viele Unternehmen nutzen bereits die umfangreichen Vorteile einer softwaregestützen Ressourcenplanung. Mit der so genannten ERP, der Enterprise-Resource-Planning, lassen sich nahezu alle abteilungsübergreifenden Prozesse und Abläufe effizient steuern. Im Zeitalter der Industrie 4.0, also die intelligente Vernetzung von der Entwicklung über die Produktion bis hin zur Logistik und zum Vertrieb, zählen derartige Innovationen zu den unverzichtbaren Elementen in jeder Firma. Die Basis für die geeignete ERP-Auswahl stellt ein gut strukturiertes Lastenheft dar. Doch was konkret bedeutet dieses und wie lässt sich ein ERP Lastenheft erstellen? Nachfolgend gibt es wissenswerte und nützliche Erläuterungen rund um diesen Themenkomplex.

Was ist ein Lastenheft?

Bevor Firmen sich mit der Einführung eines ERP-Systems befassen, sollte in einer gut durchdachten Prozessanalyse festgelegt werden, welche spezifischen Anforderungen die Software erfüllen muss. Dieses erfolgt in der Regel in den Fachabteilungen der Unternehmen und wird im Ergebnis für den ERP-Bereich in einem Lastenheft formuliert und festgehalten. Weitere detaillierte Angaben zu dem Begriff und den Inhalten können im Übrigen hier nachgelesen werden.

Ein Lastenheft erstellen – welche Optionen stehen Unternehmen zur Verfügung?

Für Unternehmen stehen prinzipiell zwei Möglichkeiten bereit, um ein Lastenheft zu erstellen. Einerseits können externe Dienstleister, beispielsweise ERP-Berater, mit dieser Aufgabe betraut werden. Zwar ist von einer kompetenten Hilfe durch einen erfahrenen Fachmann auszugehen, allerdings ist dieses nicht selten mit einem erheblichen Zeit- und Kostenaufwand verbunden. Daneben besteht die Option, die Vorlage dazu in Eigenregie zu verfassen. Mit dem geeigneten Online-Anbieter ist dieses wahrlich kein Hexenwerk und am Ende steht das fertige Produkt: Ein Gratis-Lastenheft.

Welche Vorlagen eigenen sich bevorzugt für das Erstellen eines Lastenhefts?

Die Vorlagen sollten explizit auf die Anforderungen eines Unternehmens zugeschnitten sein – ohne jedoch essenzielle Kriterien zu vernachlässigen. Viele Online-Tools bieten hier eine zu umfangreiche Auswahl mit extrem komplexen Anforderungslisten. Daher gilt es, ein optimales und bedarfsgerechtes Maß zu finden. Zahlreiche Experten empfehlen die Verwendung einer Lastenheft-Excel-Vorlage, in der sich die Eintragungen in eine Tabelle übersichtlich vornehmen lassen. So werden umgehend eine Struktur integriert, Antworten geleifert und Standard-Parameter abgedeckt.

Was sollte in ein ERP-Lastenheft aufgenommen werden?

Ein gut aufgebautes Lastenheft sollte mehr als nur eine Liste von Anforderungen enthalten. Vielmehr steht der strukturierte Aufbau weit oben auf der Agenda, um so die elementaren Faktoren abdecken zu können und ERP-Anbietern die Aufgabe zu erleichtern, den Dokumenteninhalt entsprechend interpretieren zu können:

 

  • Unternehmensbeschreibung (Brache, Standort, Rechtsform, etc.)
  • Marktumfeld, Leistungen, Produkte, Alleinstellungsmerkmale
  • Aktuelle IT-Infrastruktur
  • Zeit- und Terminplan
  • Ansprechpartner
  • Strategische Ziele
  • Ergebnisse der Anforderungsanalyse

Ein weiterer essenzieller Faktor ist die Art der Beschreibung der fachlichen Anforderungen. Diese sollten derart formuliert werden, dass sie sowohl im internen Bereich als auch von ERP-Anbietern problemlos zu verstehen sind. Dabei ist der Grad der Details sicherlich die größte Herausforderung. Sind in den Lastenheften nahezu alle möglichen Eventualfälle aufgeführt, können ERP-Anbieter diese Aufgaben nur durch einen übermäßigen Aufwand oder gar nicht mehr bewältigt werden. Bei einer zu oberflächlichen Formulierung kann es hingegen zu Missverständnissen und vielfältigen Rückfragen kommen.

Welche Vorteile bietet ein Lastenheft für Unternehmen?

Ein Lastenheft bildet die Basis für die Einführung und den später optimal funktionierenden Einsatz einer ERP-Softwarelösung. Neben den wesentlichen Informationen, die sich damit in verständlicher Form optisch darstellen lassen, profitieren Nutzer bei einer optimalen Verwendung von weiteren umfangreichen Vorteilen:

  • Perfekte Prozessorientierung
  • Exzellente Strukturierung
  • Ideale Entscheidungshilfe für Unternehmen
  • Optimaler Leitfaden für ERP Anbieter
  • Mitarbeiter können sich im Rahmen der Analyseanforderungen einbringen

 

Was ist der Unterschied zwischen einem Lastenheft und einem Pflichtenheft?

Auch wenn die Begriffe Lastenheft und Pflichtenheft vielfach synonym verwandt werden, bestehen durchaus beachtliche Unterschiede. In einem Lastenheft werden die fachlichen und funktionalen Anforderungen festgehalten. Hier formuliert der Kunde seine Anforderungen und Wünsche und verdeutlicht so seine Erwartungshaltung ans das ERP-System. In der Regel beschreibt das Lastenheft den Ist-Zustand und definiert vorab alle künftigen Soll-Funktionen.

Die Erstellung eines Pflichtenhefts erfolgt hingegen durch den ERP-Anbieter und beschreibt die Aufgabenstellung, wie die technische Umsetzung der Anforderungen erfolgen kann.

Von internetblogger.de

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