Ein Firmenumzug ist eine große Herausforderung und bedarf einer umfassenden logistischen Planung. Sind die Details nicht optimale aufeinander abgestimmt, geraten die zuvor optimalen Geschäftsabläufe nicht selten ins Wanken. In der Folge entstehen Mehrkosten, Unmut bei Kunden und Mitarbeitern wird hervorgerufen oder es kommt schlimmstenfalls zu einem Stillstand im Betrieb. Wer die Belastungen so gering wie möglich halten möchte und einen reibungslosen Ablauf wünscht, sollte idealerweise die Inanspruchnahme eines professionellen und kompetenten Umzugsteams in Erwägung ziehen.
Inhaltsverzeichnis
Vor dem Umzug – gründliche Planung ist essenziell
Auch, wenn die Profis den größten Teil der Arbeit erledigen, erwartet das Unternehmen vor dem Umzug jede Menge Aufgaben. Zunächst gilt es, sich über die Laufzeit des aktuellen Mietvertrags zu informieren. Da bei gewerblichen Immobilien oft andere Laufzeiten gelten, ist dieses wichtig, um den Kündigungstermin rechtzeitig festlegen zu können. Der Umzugstermin sollte ebenfalls gut geplant sein. Am Wochenende droht kein Arbeitsausfall, allerdings steigen die Umzugskosten
Professionelles Umzugsunternehmen auswählen
Anschließend gilt es, ein geeignetes Umzugsunternehmen zu finden, denn die Hilfe von Profis ist unerlässlich. Das Einholen von Kostenvoranschlägen zählt ebenso dazu wie Informationen zum Leistungsumfang und zur Höhe der Transportversicherung. Ist ein Umzugspartner gefunden, sind wichtige Details mit den verantwortlichen zu erörtern. Wie in diesem Zusammenhang beispielhaft auch bei maassen-becker.de, Büroumzug für Aachen, nachzulesen ist, ist ein Beratungsgespräch vor dem Umzug essenziell. In gemeinsamer Absprache werden hier die Abläufe besprochen, damit der reguläre Geschäftsbetrieb so schnell wie möglich aufgenommen werden kann.
Die Belegschaft rechtzeitig informieren
Mitarbeiter und insbesondere der Betriebsrat sollten schnellstmöglich über den geplanten Firmenumzug informiert werden. Dadurch fühlt sich die Belegschaft eingebunden und kann sich mit konstruktiven Ideen einbringen. Dieses funktioniert am Besten im Rahmen eines Meetings, in dem die notwendigen Informationen transparent vermittelt werden können.
Die alte und neue Location inspizieren
Sowohl für die Firma selbst als auch für ein Umzugsunternehmen ist die Besichtigung der alten und neuen Firmenimmobilie essenziell. Am alten Firmensitz erkennen die Profis, welche Umzugsgüter zu transportieren sind und welche Ressourcen dazu benötigt werden. So lässt sich neben Transportmitteln auch mögliches Spezialzubehör einplanen. Am neuen Firmensitz sind oft diverse Schönheitsarbeiten oder die Installation einer neuen EDV- und Kommunikationsanlage erforderlich.
Einlagerung des Mobiliars beim Firmenumzug
Gerade bei einem Firmenumzug mit großen Möbeln oder übermäßigem Equipment ist ein Lagerraum eine ideale Option. Maschinen, Schreibtische oder Akten und PC lassen sich darin kurz- oder langfristig einlagern. Dieses erweist sich als vorteilhaft bei möglichen Renovierungen und gewährt am Tag des Umzugs ein zusätzliches Platzangebot für das kontrollierte Auspacken der Kartons.
Entsorgung nicht mehr benötigter Möbel und Materialien
Jeder Umzug bietet eine perfekte Gelegenheit, sich von altem Ballast zu trennen. Bürostühle, Schreibtische, Werkbänke oder andere Materialien sollten bei dieser Gelegenheit entsorgt werden, falls eine weitere Verwendung nicht erforderlich ist. Auch hier unterstützen Umzugsunternehmen bei der fachgerechten Entsorgung.
Kunden, Partner und Behörden informieren
Bevor das neue Firmendomizil bezogen wird, müssen Geschäftspartner, Kunden und Behörden rechtzeitig informiert werden. Schließlich sollen die guten Beziehungen während des Umzugs nicht verlorengehen:
- Gewerbe- und Finanzamt
- Agentur für Arbeit
- IHK, Versicherungen und Steuerberater
- Lieferanten und Servicekräfte
- Stromversorger und Kommunikationsanbieter
Zuletzt sollte auch die Website entsprechend angepasst werden.
Der Tag des Umzugs
Für den Tag des Umzugs sollten die günstigsten Transportwege ausgewählt werden. Zu prüfen ist auch, dass ausreichend Parkraum für die Transportfahrzeuge bereitsteht. Umzugsunternehmen unterstützen, indem sie beispielhaft rechtzeitig Haltverbotsschilder aufstellen. Die persönliche Anwesenheit sollte selbstverständlich sein, um nötigenfalls zu koordinieren oder als Ansprechpartner der Spedition zur Verfügung zu stehen.
Nach dem Umzug
Ist der Umzug vollbracht, sind die Transportgüter auf Vollständigkeit und potenzielle Schäden hin zu überprüfen. Beschädigungen sollten umgehend reklamiert werden. Danach werden alte Mieträume übergeben und die neue Location eingerichtet.
Fazit
Die Herausforderung eines Firmenumzugs ist deutlich höher als die eines herkömmlichen Umzugs. Eine intensive Planung ist elementar. Sie gewährt nicht nur einen reibungslosen Ablauf, sondern stellt auch die schnellstmögliche Aufnahme der Geschäfte sicher. Aufgrund der Komplexität eines Firmenumzugs ist die Inanspruchnahme eines professionellen Umzugsunternehmens unerlässlich. Die Profis packen nicht nur kräftig an, sondern unterstützen und beraten während des gesamten Prozedere.