Von der Idee zur Umsetzung – Wie gelingt eigentlich gutes Projektmanagement?

Ob Marketing, Kreativbranche oder Verwaltung, überall ist gutes Projektmanagement gefragt. Aber welche Faktoren sind eigentlich entscheidend, damit die Projektabwicklung gelingt und nicht im Debakel endet?

Das Projekt ist nur so gut wie sein Team

Jedes Projekt steht und fällt mit seinem Team. Eine effektive Zusammenarbeit und gute Arbeitsatmosphäre sind dafür essentiell. Um von vornherein Unklarheiten und Reibereien zu minimieren, sollten Zuständigkeiten und Aufgabenbereiche von Anfang an klar kommuniziert werden. Dennoch braucht gute Teamatmosphäre auch eine gewisse Offenheit, Flexibilität und Konfliktfähigkeit.
Probleme anzusprechen und zu diskutieren muss möglich sein. Die Beteiligung der Teammitglieder an Entscheidungen und eine regelmäßig kommunizierte Wertschätzung von Leistungen stärken das Engagement und die Motivation.

Planung mit Methode

Für das Projektmanagement existiert mittlerweile eine Vielzahl verschiedenster Methoden. Agil oder klassisch, Wasserfall, Kanban oder Scrum, die Herangehensweisen sind zahlreich und alle haben ihre Vor- und Nachteile. Die eine richtige Methode gibt es dabei nicht. Sie muss schlicht und einfach zum Team und zum Projekt passen. Hier ist informieren und individuell entscheiden gefragt.
Unabhängig von der Methode sollte aber jede Projektplanung mit realistischen Zielen und Zeitplänen, regelmäßiger Evaluation und gegebenenfalls Adaption durchgeführt werden. Nur so lässt sich Engpässen und Fehlplanungen entgegensteuern.

Effizienz erhöhen mit der richtigen Software

Die Anforderungen an gutes Projektmanagement sind hoch und je komplexer das Projekt, desto schwerer lassen sich Aufgaben und Ressourcen überblicken. Im digitalen Zeitalter lässt sich dieses Problem glücklicherweise gut lösen. Moderne Projektmanagement-Tools helfen beim Planen, Verwalten und Delegieren von Aufgaben, erleichtern die Kommunikation im Team und bieten einen guten Überblick über Vorgänge und Projektfortschritt. Auch Datensicherung und Dokumentation lassen sich damit viel leichter bewältigen.

Natürlich ist die Auswahl groß und die Wahl des Tools hängt von den eigenen Ansprüchen und Anforderungen ab. Auch hier ist also – wie schon bei den verschiedenen Methoden – zunächst etwas Recherche gefragt. Unter Umständen ist dabei auch professionelles Consulting nötig. Da die passende Software aber eine enorme Arbeitserleichterung und Effizienzsteigerung bedeuten kann, lohnt sich das.

Wo Office 365 genutzt wird, ist die Suche nach eine zusätzlichen Software übrigens nicht unbedingt erforderlich, da bereits etliche entsprechende Tools integriert sind. Beispiele wären für kleine, übersichtliche Projekte MS ToDo oder MS Project für komplexes Projektmanagement mit hohen Anforderungen. Besonders gangbar, da nicht allzu komplex und dennoch vielseitig nutzbar, ist aber wohl für die meisten Szenarien die Arbeit mit dem MS Planner. Das Programm ist auch für weniger erfahrene Nutzer relativ leicht und intuitiv erfassbar und bietet dennoch zahlreiche Möglichkeiten. Die Aufgabenverwaltung von Teamprojekten lässt sich damit bequem durchführen und visualisieren. Besonders in Kombination mit agilen Projektmanagementmethoden wie Kanban eignen sich die Funktionen des MS Planner gut.

Keine Angst vor Rückschlägen

Ein eingespieltes Team und reibungslos abgewickelte Projekte sind durchaus erreichbare Ziele. Aber nur selten klappt alles auf Anhieb. Zum zeitgemäßen Projektmanagement gehört auch immer eine gesunde Fehlerkultur. Nur wer Störungen und Probleme wahrnimmt, analysiert und dann einen neuen Anlauf wagt, verbessert sein Projektmanagement nachhaltig. Das zu verinnerlichen ist für gutes Projektmanagement ebenso bedeutsam, wie die Teamzusammenstellung oder die Wahl von Tools und Methoden. Trial and Error sind hier also durchaus erlaubt – solange sie als Anreiz zur Verbesserung dienen!

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