Diese Vorteile bietet das ZIP Format bei Remote Arbeit

Was ist das ZIP Format?

Das ZIP Dateiformat (die Bezeichnung leitet sich vom englischen Zipper, zu Deutsch: „Reißverschluss“ ab) ist ein Format für die Komprimierung von Dateien. Zu erkennen sind ZIP Dateien an der Dateiendung.zip. Entwickelt wurde das Format ursprünglich 1989 mit den Programmen PKZIP und PKUNZIP (die Kürzel steht für Komprimierung bzw. der Komprimierung).

Das ZIP Format ist ein Datencontainer. In diesem Datencontainer können Dateien gespeichert werden. Ebenso ist es möglich, Dateien aus diesem Ordner zu extrahieren. Der Speicherortpfad lässt sich mitspeichern. Zudem ist es möglich, die Dateien mit einem Passwort zu verschlüsseln. In ZIP können Dokumente, Bilder und Ordner verpackt (und verschickt) werden.

ZIP unterstützt keine Solid Kompression. Stattdessen werden Dateien einzeln komprimiert. Der Vorteil: Anwender können etwa einzelne Dateien aus dem Container entfernen oder neue hinzufügen, ohne einen komplett neuen Komprimierungsvorgang zu starten. Der Preis für diese Flexibilität ist ein im Vergleich zu anderen Komprimierungsmethoden geringere Datenkompression.

Dies ist darauf zurückzuführen, dass die separate Komprimierung nicht alle Redundanzen zwischen den Dateien voll ausnutzen kann. Bei jeder Komprimierung werden Redundanzen zwischen Dateien ausgenutzt. Dazu kommt ein Algorithmus zum Einsatz.

ZIP-Dateien werden mit verschiedenen Programmen genutzt. Das Ursprungsprogramm PKZIP ist nur eines davon. Sehr bekannt sind die (kostenpflichtigen) Programme winRAR und WinZIP. Zudem gibt eine Reihe kostenloser Programme wie 7Zip, PeaZip, Info-ZIP und Xarchiver.

Mitunter kommt es zu Verwechslungen. Endet eine Datei auf.zip, arbeitet sie mit dem ZIP Dateiformat. Es gibt jedoch auch Programme, die ZIP im Namen tragen, aber ein anderes Format verwenden. Dazu gehören etwa gzip und bzip2.

Diese Vorteile bietet das ZIP Format

Der größte Vorteil von ZIP-Dateien besteht in der Verringerung des Datenvolumens. Die Dateigröße lässt sich signifikant reduzieren. Da verschiedene Dateien in ein einziges Zip-Archiv integriert werden können, erleichtert ZIP die Speicherung und das Versenden via E-Mail erheblich. Das ZIP Format eignet sich insbesondere für die Verschiebung oder Versendung einer großen Zahl von Dateien oder von sehr großen einzelnen Dateien.

Für die Arbeit im Homeoffice ist dies oft ein großer Vorteil. Wer etwa größere Dateien über das heimische WLAN an einen Kollegen oder den Vorgesetzten senden muss, fährt mit komprimierten Dateien besser.

Viele private E-Mail-Programme (insbesondere kostenlose E-Mail Accounts) erlauben Anhänge nur bis zu einer recht begrenzten Dateigröße. Mit der Komprimierung lässt sich dieser einhalten.

Ohne ZIP müssten bei einer größeren Zahl von Dateien alle Dateien einzeln versandt werden. Der Aufwand für Sender und Empfänger erhöht sich dadurch enorm.

Werden die Dateien mit einem Passwort verschlüsselt, können im Homeoffice auch grundlegende Sicherheitsanforderungen erfüllt werden.

Nicht zuletzt die verringerten Anforderungen an den Speicherplatz sind im Homeoffice von Vorteil. Wer zu Hause oder von unterwegs ausarbeitet, nutzt nicht immer ein Endgerät mit großen Speicherreserven. Mit dem ZIP Format ist der Empfang von Dateien auch auf Smartphones oder Tablet-PCs mit ausgelastetem Speicher möglich.

Das Komprimieren einer Datei ist sehr einfach und erfordert kein tiefergehendes Know-how. Bei einem Windows PC wird die zu komprimierende Datei aufgesucht. Anschließend wird über das Kontextmenü (rechte Maustaste) „Senden an“ sowie „ZIP komprimierter Ordner“ ausgewählt. Nun lässt sich aus dem Speicherort eine ZIP-Datei erstellen. An einem Mac wird über das Kontextmenü die Option „Objekte komprimieren“ ausgewählt.

Die Vorteile des Formats im Überblick:

  • Verringerung des Dateivolumens
  • Dateien können leichter gespeichert und versendet werden
  • Dateien können zusammen versendet werden
  • Mit Passwort Verschlüsselung ist sicherer Versand möglich
  • Der Komprimierungsvorgang ist sehr einfach
  • Dateien im ZIP Ordner können separat bearbeitet werden
  • Fast jeder Anwender kennt das Format

Nachteile des ZIP Formats

Einige Nachteile gibt es allerdings auch. Der Preis für die flexible Handhabung von ZIP Dateien im ZIP Ordner ist eine geringere Datenkompression. Die gewünschte Reduzierung des benötigten Speicherplatzes lässt sich mit diesem Format deshalb nicht immer erreichen.

Auch Sicherheitsaspekte spielen eine Rolle. Wer Daten über ein ZIP-Programm komprimiert, gibt sie notgedrungen an den Softwarehersteller weiter. Je nach den Complianceanforderungen im Bereich Datenschutz kann dies durchaus einen Verstoß darstellen.

Zudem ist es möglich, dass ZIP Dateiendungen beschädigt werden. Beschädigte Daten können dann den gesamten ZIP Ordner betreffen.

Diese ZIP Alternativen eignen sich für Remote Work

ZIP ist nicht alternativlos. Es gibt verschiedene weitere Komprimierungsmöglichkeiten. Dazu gehören etwa die Archivformate RAR, TAR und 7z und Komprimierungssoftware wie WinRAR, ZIPx und PeaZip.

Für Remotework eignen sich auch Cloudlösungen. Dabei werden bearbeitete Dateien in der Cloud nicht auf einem Rechner gespeichert.

Die Grenzen zwischen ZIP und anderen Dateiformaten sind im Übrigen nicht unüberwindbar. Mit einem geeigneten Konvertierer lässt sich zum Beispiel RAR zu ZIP umwandeln – und umgekehrt.

Fazit: ZIP ist meistens eine gute Wahl 

Das ZIP Format ist zur Dateikomprimierung schon allein deshalb eine gute Wahl, weil es fast allen Anwendern bekannt ist. Auch wenn die Kompressionsrate geringer ist als bei anderen Formaten: ZIP reduziert den Speicherplatz und ermöglicht den schnelleren Empfang und Versand von Dateien via  E-Mail. Vorteilhaft ist die Möglichkeit, einzelne Dateien aus dem ZIP Ordner zu entnehmen und neue hinzuzufügen, ohne gleich den gesamten Ordner ändern zu müssen.

 

 

 

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