Die Digitalisierung in Personalabteilungen ist unaufhaltsam – das hat nicht zuletzt die weltweite Pandemie und das dadurch vermehrte Arbeiten im Home Office gezeigt. Mit neuen Tools und Ideen wird der HR-Bereich zu einem wichtigen Gestalter in Betrieb, anstatt wie bisher nur zu verwalten. Innovative Personalmanagement Software Lösungen wie jene der Marke Haufe gehen genau auf die Bedürfnisse großer und mittelständischer Unternehmen ein, um ihnen eine erfolgreiche, digitale Zukunft zu ermöglichen.
Inhaltsverzeichnis
HR Digitalisierung: Viel mehr als nur die digitale Personalakte
Der erste Schritt auf dem Weg zur umfangreichen Digitalisierung der Personalabteilung ist für viele Unternehmen die Einführung einer digitalen Personalakte. Mühsamer Papierkram weicht einer effizienten und transparenten Plattform, auf der sämtliche Personaldaten gespeichert sind. Die Digitalisierung in der HR Branche bietet jedoch noch viel mehr als nur den Umstieg von Papier auf Software. Der Trend der Zukunft zeigt an, dass nahezu alle administrativen und auch kreativen Aufgaben per Mausklick erledigt werden. Das Team der Personalabteilung kann die gewonnene Zeit und Energie nun verstärkt in wesentliche Aufgaben investieren – wie zwischenmenschliche Kommunikation und schnelle Problemlösungen.
Die richtige Software für das Personalmanagement finden
Eine gute HR Software lässt sich flexibel auf die Größe, Bedürfnisse und Wünsche eines Unternehmens anpassen. Da die Digitalisierung der Personalabteilung durchaus mit Kosten verbunden ist, sollten nur jene Tools angeschafft werden, die auch wirklich von Nutzen sind. Das gilt vor allem für kleine und neue Betriebe.
Zu den vielen Vorteilen einer guten HR Software gehören unter anderem:
- Zentraler, ortsunabhängiger Zugriff auf alle Daten und Dokumente
- Dokumentenerstellung und Dokumentensuche per Mausklick
- Automatische Erinnerung an alle Fristen
- Papierlose, ressourcenschonendes Arbeiten
- Datenschutz dank hoher digitale Sicherheitsstandards
Recruiting, Onboarding & Co: Mit digitalen Tools neue Talente anwerben
Kaum etwas ist in der heutigen Wirtschaftswelt so wichtig wie das Finden und Halten von Fachkräften. Digital werden die Jobausschreibungen auf verschiedensten Plattformen verwaltet und der passenden Zielgruppe vorgeschlagen. Auch die Kontaktdaten früherer Bewerber*innen bleiben im internen System gespeichert und sind sofort parat, wenn eine passende Stelle frei wird. Jede neue Fachkraft im Team wird durch einen digitalen Onboarding-Prozess optimal in das Unternehmen integriert.
Die digitale Kennzahlenanalyse gekonnt und richtig nutzen
Werden die administrativen Tätigkeiten automatisiert, bleibt der Personalabteilung mehr Zeit für die intensive Analyse von Kennzahlen. Eine Personalmanagement Software liefert eine Fülle an spannenden Zahlen, deren Analyse zu einer gewinnbringenden Verbesserung von Prozessen führt. Das Anwerben von passendem Fachpersonal hat für die meisten Unternehmen oberste Priorität. Auf welche Jobausschreibungen von Kandidat*innen am besten reagiert wird und in welchem Bewerbungsschritt man diese verliert, ist in den Daten zu finden.
Mit Employee Self Service zu zufriedeneren Mitarbeiter*innen
Employee Self Service – kurz ESS genannt – ermöglicht das selbstständige Abrufen und Verwalten von HR-Anfragen durch Mitarbeiter*innen. Dazu zählen unter anderem das Ändern von Adressdaten, das Einreichen von Urlaubsanträgen oder ein Blick auf die Anzahl der geleisteten Überstunden. ESS entlastet die Personalabteilung und sorgt für mehr Transparenz im Unternehmen. Routineanfragen können von jeder Person im Team schnell selbst erledigt werden und zeitintensive Telefonate oder Schriftverkehr gehören der Vergangenheit an.
Employee Experience aktiv gestalten und verbessern
Employee Experience heißt der neueste HR-Trend, der langsam aus den US auch nach Europa überschwappt. Damit sind jene Momente in der Zusammenarbeit der Personalabteilung und der Belegschaft gemeint, die Letzteren besonders wichtig ist. Je schneller, unkomplizierter und angenehmer diese Momente ablaufen, desto besser ist die Employee Experience. Mitarbeiter*innen wünschen sich meist ein System, das so leicht zu bedienen ist, wie das private E-Banking oder Online Shopping. Unternehmen sollten auf dieses Feedback hören und Verbesserungen vornehmen.
Fazit
Wer auch in Zukunft konkurrenzfähig sein möchte, kommt an der Digitalisierung des HR Bereiches nicht vorbei. Sowohl Angestellte in der Personalabteilung als auch Fachkräfte in allen internen Teams schätzen die vielen Vorteile. Unternehmen investieren mit HR Software in zufriedene, produktive Mitarbeiter*innen und rundum besseres Management.