Ein effizienter und optimierter Dokumentenumlauf ist der Schlüssel für einen reibungslosen Firmenbetrieb. Die praktische Umsetzung der Annahmen und die Implementierung des elektronischen Dokumentenumlaufs wird durch moderne Systeme der DMS-Klasse gewährleistet, deren Hauptzweck die Digitalisierung, Automatisierung und Optimierung des Dokumentenumlaufs sowie die Rationalisierung der Umsetzung aller Verfahren und Aufgaben im Zusammenhang mit der Verwaltung der Firmendokumentation ist. Das DMS-System beseitigt die meisten der wichtigen Probleme, die mit der Papierdokumentation verbunden sind, und seine Implementierung kann der erste wichtige Schritt zu einer erfolgreichen digitalen Transformation der Firma sein.
Elektronischer Dokumentenumlauf in der Firma – welchen Nutzen garantiert er?
Der herkömmliche Dokumentenumlauf, bei dem alle Dokumentationsressourcen der Firma in Papierform aufbewahrt und systematisch in einem physischen Archiv gesammelt wurden, hat in den letzten Jahren systematisch und dynamisch an Popularität bei den derzeitigen Nutzern verloren. Die intensive Entwicklung moderner Technologien, die im letzten Jahrzehnt besonders sichtbar war, und das Aufkommen neuer, effektiver Tools für das Dokumentationsmanagement auf dem Markt der IT-Lösungen für Unternehmen hat dazu geführt, dass Firmen nicht mehr gezwungen sind, das veraltete und problematische traditionelle Modell des Dokumentationsumlaufs zu verwenden. Von Jahr zu Jahr weicht sie dem elektronischen Dokumentenumlauf, und die Firmen werden immer mehr mit wirklich innovativen Informationstechnologien in diesem Bereich gesättigt, die ihnen eine Reihe von greifbaren und spürbaren Vorteilen in ihrem täglichen Leben bringen.
Der elektronische Dokumentenumlauf eliminiert aus Sicht von Firmen und Organisationen die überwiegende Mehrheit der erheblichen Probleme, die mit der Verwaltung von Papierdokumenten verbunden sind. Ihre Digitalisierung und Speicherung in elektronischer Form in digitalen Ressourcen (sei es auf Firmenservern oder in der Wolke), auf die vom DMS-System aus leicht und schnell zugegriffen werden kann, lässt Sie das Problem des versehentlichen Verlusts, Zerstörung, Auslassung oder der Schwierigkeit, wichtige Schriften zu finden, vergessen. Der Zugriff auf die Dokumentation erfolgt umgehend, so dass Sie effizient durch die Ressourcen der Firma navigieren können, ohne Zeit mit dem Suchen und Durchsuchen von Hunderten von Dateien und Ordnern zu verschwenden. Darüber hinaus sind die Dokumente sowohl für die Mitarbeiter in der Zentrale als auch in den Zweigstellen leicht und gleichermaßen zugänglich, ganz zu schweigen davon, wie groß der Vorteil für alle ist, die von zu Hause aus arbeiten.
Hohe Sicherheitsstandards und die Möglichkeit, Zugriffsrechte präzise zu konfigurieren, schützen sensible, vertrauliche Unternehmensdaten vor unberechtigtem Zugriff und Datenaustritt. Die Umwandlung von Papierdokumentation in elektronische Dokumentation ermöglicht eine bessere Ordnung in der Firma, die Beseitigung von Papierstapeln auf den Schreibtischen der Mitarbeiter und die Beschleunigung qualitativ hochwertiger Entscheidungen.
Modernes DMS-System und seine umfangreiche Funktionalität in der Praxis
Die maximale Ausnutzung des elektronischen Dokumentenumlaufs ist möglich, vorausgesetzt, dass die richtige Wahl und die richtige Implementierung von Software für die Dokumentenverwaltung getroffen werden. Das DMS-System (Document Management System) ist ein Schlüsselinstrument im Bereich der Verwaltung von Geschäftsdokumenten, dessen Hauptaufgabe darin besteht, die Arbeit mit Dokumenten zu digitalisieren, zu automatisieren und zu optimieren und die Leistung aller damit verbundenen Aufgaben und Verfahren zu verbessern. Dedizierte High-End-DMS-Systeme verfügen nicht nur über eine umfangreiche Funktionalität, sondern sind auch hochflexibel und skalierbar, wodurch sich ihre Funktionen und Arbeitsweise strikt an die individuellen Bedürfnisse einzelner Geschäftsbereiche und an die Anforderungen, die sich aus der Besonderheit eines bestimmten Prozesses oder Geschäftsszenarios ergeben, anpassen lassen.
Moderne DMS-Systeme bieten eine Vielzahl von Möglichkeiten zur Rationalisierung und Beschleunigung aller mit dem Arbeitsablauf zusammenhängenden Prozesse (d.h. Arbeitsablauf, Informationen und Dokumente), erleichtern den Austausch von Dokumenten zwischen den Abteilungen des Unternehmens und ihren Mitarbeitern und ermöglichen die effektive Beseitigung von Fehlern, Auslassungen und anderen Unregelmäßigkeiten, die bei der praktischen Umsetzung von Prozessen im Zusammenhang mit dem Dokumentenumlauf auftreten können. Die Möglichkeit einer einfachen und problemlosen Integration des DMS-Systems mit anderen bereits im Unternehmen vorhandenen Systemen ermöglicht eine sichere und effiziente Implementierung der neuen Software und vermeidet das anfängliche Chaos, das mit der Einführung von Änderungen im Bereich des Dokumentationsmanagements verbunden ist, und gewährleistet gleichzeitig messbare Synergien, die sich aus einer noch besseren Nutzung der unternehmenseigenen IT-Systeme ergeben..
Low-Code-Plattformen – neue Qualität im Dokumenten- und Geschäftsprozessmanagement
Moderne DMS-Systeme sind Lösungen, die sich durch einfache und intuitive Bedienung, leichte Skalierbarkeit und die Bewältigung großer Dokumentationsmengen auszeichnen. Ein großer Vorteil renommierter Lösungen dieser Art ist auch ein hohes Maß an Sicherheit, volle Überprüfbarkeit und die ständige Kontrolle über alle Änderungen und Modifikationen, die von autorisierten Anwendern eingeführt werden. Ihre umfassende Funktionalität wird sowohl von kleineren Unternehmen als auch von großen globalen Unternehmen und Konzernen geschätzt. Die Einführung eines qualitativ hochwertigen DMS-Systems wird es ihnen ermöglichen, ihre Maßnahmen in voller Übereinstimmung mit den geltenden Verfahren und Richtlinien durchzusetzen und das Risiko von Verzögerungen, Auslassungen oder Zeitverschwendung wirksam zu beseitigen.
Eine besondere Stellung unter den Programmen, die sich sowohl der Dokumentation als auch dem Geschäftsprozessmanagement widmen, nehmen innovative Low-Code-Plattformen ein, die nicht nur die Erstellung und Bearbeitung neuer Prozessszenarien ermöglichen – die besten auf dem Markt erhältlichen Plattformen dieser Art bieten auch die Möglichkeit, notwendige Änderungen ab sofort effizient und schnell umzusetzen.. Auf diese Weise können Sie Ihre bestehenden Dokumenten-Workflows an die sich im Laufe der Zeit ändernden Anforderungen Ihres Unternehmens anpassen, ohne die Integrität Ihrer Prozesse zu gefährden oder den Workflow der zuvor implementierten Geschäftsanwendungen zu unterbrechen. Ein großer Vorteil von Low-Code-Plattformen ist auch die Möglichkeit, ihre volle Funktionalität auch von Personen zu nutzen, die keine Programmiersprachen beherrschen.