Electronic Data Interchange erklärt

In der heutigen Zeit übernimmt die elektronische Datenverarbeitung die elementarsten Aufgaben in einem Unternehmen – ohne eine umfassende digitale Vernetzung, einer professionellen Datenübermittlung sowie die Verwendung modernster Technik und Programme, ist ein effektives und effizientes Arbeiten nicht mehr möglich. Sofern in diesem Segment diese Kriterien keine Beachtung finden sollten, ergeben gravierende nachteilige Folgen. Die Kunden- und Mitarbeiterzufriedenheit wird absinken sowie Rückgänge in der Produktion und der Erträge eine logische Konsequenz sein.

Um einem derartigen Szenario vorzubeugen und den Fokus auf die eigentlichen Kernkompetenzen zu richten, empfiehlt es sich, kompetente externe Dienstleister mit der Übermittlung des elektronischen Datenverkehrs – auch als Electronic Data Interchange/EDI bezeichnet – zu betrauen. So lässt sich die Verschwendung wichtiger Ressourcen verhindern, wobei sowohl die Unternehmen selbst, als auch Kunden, Geschäftspartner, Hersteller und Lieferanten von diesem Schritt profitieren.

Was bedeutet Electronic Data Interchange konkret?

Electronic Date Interchange, abgekürzt EDI, bezeichnet die elektronische Datenübermittlung. Derartige Formen erbringen jedem Unternehmen, unerheblich welcher Größe, schnell deutliche Vorteile. Auch die Stärkung der Marktposition lässt sich darüber generieren. Im Rahmen der Übermittlung der Daten werden alle wichtigen Geschäftsdokumente in einem Standardverfahren zwischen den Teilnehmern ausgetauscht. Dazu zählen relevante Unterlagen wie zum Beispiel

• Bestellungen
• Rechnungen
• Lieferscheine
• Auftragsbestätigungen
• Katalogdaten

Standardformate in diesem Zusammenhang sind allerdings nicht Tabellen oder PDF-Dateien, sondern diese Informationen werden mit CSV, XML oder EDIFACT oder deren Varianten übertragen und von einem Computer unkompliziert verarbeitet.

Damit ein ordnungsgemäßer Ablauf erfolgen kann, übernimmt ein erfahrener EDI Dienstleister die Position des technischen Vermittlers. Er sorgt mittels seines entsprechenden Know-How dafür, dass die übertragenen, auszutauschenden Informationen standardisiert werden und für den Empfänger lesbar sind. Es ist unabdingbar, diese Aufgaben durch einen Dienstleister vornehmen zu lassen, denn es entsteht eine umfangreiche Flut an unterschiedlichen Daten, die in das benötigte Format zu übersetzen sind. Schlussendlich können alle Teilnehmer auf diesem Weg optimale kommunizieren und bestmögliche Lösungen generieren. Daneben erfolgt auch eine nützliche Beratung, in der den Unternehmen Wege für eine optimierte Anbindung sowie des perfekten Nutzens aufgezeigt werden.

Effektive Unterstützung durch EDI-Dienstleister

Der Service eines EDI-Dienstleisters ist ein wesentlicher Aspekt, damit der Austausch von Daten und Informationen sachgerecht ablaufen kann. Insbesondere der Bedarf an Informationen seitens der Unternehmen wächst schnell und ständig an. Dazu ist es im Grunde alternativlos, die richtigen Systeme und Programme für derartige Aufgabenbereiche sinnvoll und richtig einzusetzen. Der EDI-Dienstleister sorgt für die notwendige Kompatibilität der zumeist unterschiedlichen Anforderungen, um allen Beteiligten die Daten zur Verfügung zu stellen. Dazu sind technisches Verständnis, Erfahrung und jede Menge Kompetenz erforderlich.

Bei manuellen Lösungen, die potenziell durch die Unternehmen selbst vorgenommen werden, ist mit einem deutlich höheren Zeit- und Kostenaufwand zu rechnen. Mitarbeiter müssen erheblich mehr Arbeitszeit investieren und können ihre ureigenen Aufgaben für eine lange Zeit nicht wahrnehmen. Überstunden sind die Folge, die natürlich auch in finanzieller Hinsicht nachteilig für den Betrieb zu Buche schlagen. Zudem werden alle gewohnten Abläufe unterbrochen oder gar gestoppt, sodass dieses sicherlich negative Auswirkungen auf Partner und Kollegen haben wird.

Um dieses zu umgehen, bieten externe Dienstleister effektive und effiziente Lösungen. Gemeinsam mit den Entscheidern der Firma lässt sich somit die notwendige Integration erschaffen, damit die internen Daten schnellstmöglich und korrekt lesbar den Adressaten erreichen. Auf diesem Weg können auch Aktualisierungen von Stammdaten realisiert werden, deren Identifizierung und Übermittlung nur mit einem übermäßig hohen Aufwand übermittelt würden.

Vorteile auch für Geschäftspartner

Auch Geschäftspartner profitieren von der Nutzung eines EDI, denn auch Sie sparen durch das unkomplizierte Einlesen der Informationen Zeit und Geld. Auftragsbezogene Dokumente sowie Daten in den Bestellsystemen sind somit umgehend verfügbar. Dieses stärkt die Marktposition aller Teilnehmer innerhalb dieses Systems, verbessert die Sichtbarkeit sowie den Wiedererkennungswert der Produkte und steigert daher auch das Umsatzpotenzial.

Um den passenden EDI zu finden, sollten nachstehende Aspekte mit einbezogen werden:

• Reibungslose Abläufe innerhalb der System
• Sachlich fundierte Beratung und Betreuung
• Hohes Maß an Transparenz
• Flexibilität des Anbieters in puncto ERP-Schnittstelle und Übertragungsprotokoll