Das Jahr 2022 neigt sich dem Ende zu. 2023 steht vor der Tür und Privatpersonen, vor allem aber Unternehmer fragen sich, welche Akten sie nach der EU-DSGVO vernichten müssen. Anderen ist unklar, wie sie das Datenmaterial entsorgen müssen. In diesem Ratgeber informieren wir über die in Deutschland gültigen Aufbewahrungsfristen, damit jeder dazu befähigt ist, die gesetzlichen Rahmenbedingungen zu erfüllen.
Inhaltsverzeichnis
Was tun, wenn das Datenmaterial zu groß wird?
Ein Problem, vor dem vor allem wachsende Unternehmen stehen, besteht darin, dass irgendwann der Punkt erreicht ist, an dem die Entsorgung der Akten so komplex ist, dass sie den Anforderungen ohne Hilfe nicht mehr genügen können. In diesen Fällen empfiehlt sich die Indienstnahme eines Datenschutzbeauftragten, der vom Innenministerium gestellt wird. Dieser hilft bei der Bewältigung der rechtskonformen Entsorgung der Daten und steht dem Unternehmen als kompetenter Berater zur Verfügung.
Dienstleister übernehmen die Entsorgung
Andere Dienstleister wie die PAPERSHRED® Aktenvernichtung sind auf die Entsorgung von Akten spezialisiert und kümmern sich um den Entsorgungsaufwand. Diese Experten besitzen die für diese Arbeit nötigen technologischen Voraussetzungen und Werkzeuge. Sie bieten Unternehmern die nötige Entlastung, damit diese sich wieder auf ihre Kernkompetenzen konzentrieren können.
Die Aufbewahrungsfristen für Akten
Sensible Akten müssen vernichtet werden, andere Akten, die wichtige Informationen, etwa in rechtlicher und finanzieller Hinsicht enthalten, sind hingegen für eine bestimmte Zeitspanne aufzubewahren. Die Dauer der Aufbewahrungspflicht hängt von der Art der jeweiligen Akte ab. Über die Zuordnung sollte sich im Einzelfall informiert werden. Zu beachten sind die Bestimmungen des Bürokratieentlastungsgesetzes III, durch die sich für einige Akten die Aufbewahrungsfristen verändert haben. Einige Beispiele für gültige Fristen helfen bei der Einordnung:
5 Jahre Aufbewahrungsfrist
Akten, für die eine fünfjährige Aufbewahrungsfrist gilt, sind unter anderem:
- Atteste von Arbeitnehmern
- Steuerunterlagen
- Handels- und Geschäftsbriefe
- Rechnungen
- Patente nach Ablauf
6 Jahre Aufbewahrungsfrist
Bei diesen Akten gilt eine sechsjährige Aufbewahrungsfrist:
- Geschäftsbriefe
- betriebsinterne Schriftwechsel
- Mahnungen
- Verträge
- Versicherungen nach Ablauf
- Quittungen für Zustellungen
- Mietunterlagen
10 Jahre Aufbewahrungspflicht
Bei diesen Akten sieht der Gesetzgeber eine zehnjährige Aufbewahrungspflicht vor:
- Kontoauszüge
- Jahresabschlüsse und Bilanzen
- Inventare
- geschäftliche Korrespondenzen
- Kassenberichte
- Buchungsbelege
Welche Akten sollten nie entsorgt werden?
Andere Akten, die für das ganze Leben eine bindende Bedeutung haben, sollten niemals vernichtet werden. Bei ihnen handelt es sich um Urkunden wie diese:
- Geburtsurkunden
- Taufscheine
- Abschlusszeugnisse
- Ausbildungszertifikate
- Heiratsurkunden
- Arbeitszeugnisse
Welche Akten sind besonders sensibel?
Als sensibel gilt vorrangig vertrauliches Datenmaterial, das überwiegend im Unternehmen zum Einsatz kommt, das im Besitz vertraulicher Daten von Privatpersonen ist. Diese Daten dürfen nicht in falsche Hände kommen, zumal Daten im Digitalzeitalter das neue Gold sind. Es ist kein Zufall, dass immer weniger Bürger bereit sind, sich in das Telefonbuch eintragen zu lassen – ein Vorgang, der für Jahrzehnte selbstverständlich gewesen war.
Bereits Werbeanrufe, die sich trotz Verbots wie eine Epidemie im Land verbreitet haben, können extrem störend sein. Im schlimmeren Fall erhalten Verbrecher Zugriff auf das Bankkonto oder den Computer. Eine besondere Sicherheitsstufe weisen schließlich Daten als Folge der Tätigkeiten von Polizei, Geheimdienst und Militär auf.
Wie lassen sich sensible Akten erkennen?
Der Gesetzgeber hilft bei der richtigen Einordnung der Akten. Die Akten lassen sich nach der Datenträgervernichter-Norm DIN 66399 in insgesamt drei Sicherheitsstufen und sieben Schutzklassen einordnen. Eine weitere Klassifikation hilft bei der Einordnung der Art des Datenträgers: handelt es sich um optische, magnetische, elektronische, manuelle oder verkleinerte Datenträger?
Aus der Norm DIN 66399 ergeben sich die Handlungsanweisungen für die Vernichtung der Akten, die bei einem hohen Schutzbedarf so vernichtet werden müssen, dass sie sich selbst unter höchstem Aufwand nicht mehr rekonstruieren lassen.
Eine rechtskonforme Aktenvernichtung ist möglich
Unternehmer erhalten anhand der Norm DIN 66399 eine gründliche Hilfestellung zur Einordnung ihrer Akten. Aus der Einordnung ergeben sich die Handlungsanweisungen zur Vernichtung der Akten, die ebenfalls in dieser Datenträgervernichter-Norm aufgeführt sind.
Hilfestellungen bieten Datenschutzbeauftragte, während Dienstleister wie die PAPERSHRED® Aktenvernichtung die Entsorgung nach den Buchstaben des Gesetzes übernehmen. Für Privatpersonen sind die Datenschutzgesetze weit weniger streng. Doch auch sie sollten für die Aktenvernichtung ein festes System anwenden, das die Haushaltsführung erleichtert und vor Problemen in der Zukunft schützt.