Eine Rechnung zu erstellen, sieht auf dem ersten Blick einfach aus. Allerdings sind hierbei einige Dinge zu beachten, damit die Rechnung auch den vorgegebenen Richtlinien entsprechen. Was genau in eine Rechnung gehört und mit welchen einfachen Wegen man zu einer perfekten Rechnung kommt, ist in diesem Beitrag zu lesen!
Inhaltsverzeichnis
Was ist bei der Rechnungserstellung zu beachten?
Grundsätzlich ist es wichtig, dass die Vorschriften bei der Rechnungsstornierung eingehalten werden können. Aber man muss auch auf die Aufbewahrungspflichten achten. Hinzu kommt, dass eine Rechnung GoBD-konform sein muss.
Was muss in ein Rechnungsdokument rein?
Man muss darauf achten, dass folgende Punkte in einer Rechnung auftauchen:
- Name und Anschrift des leistenden Unternehmens.
- Name und Anschrift des Empfängers.
- Termin der Leistungen und Lieferung.
- Menge und Bezeichnung der gelieferten Produkte oder Dienstleistungen oder Art und Umfang.
- Eventuell die nach Steuersätzen aufgeschlüsselten Netto-Beträge. Entsprechend dann die jeweils darauf entfallenen Steuer-Beträge.
- Das Rechnungsdatum.
- Die Rechnungsnummer. (Diese darf immer nur einmal vergeben werden).
- Die Umsatz-ID des Rechnungsstellers oder die Steuernummer.
Die vorstehend genannten Punkte sind gesetzlich vorgeschrieben. Aber es gehören noch weitere Angaben, die zwar nicht vorgeschrieben sind, aber ganz klar Sinn ergeben. Hierzu gehören:
- Bankverbindung oder sonstiger Zahlungsweg.
- Gegebenenfalls der Hinweis auf Steuerbefreiung.
Auch die persönlichen Kontaktdaten für eine gute Erreichbarkeit können und sollten mit auf die Rechnung. Das heißt, entweder eine direkte Durchwahl oder eine E-Mail-Adresse.
Rechnungen mit Excel oder Word schreiben!
Im Excel oder Word bekommt man unter den Vorlagen auch eine Rechnungsvorlage. Diese muss man dann nur noch ausfüllen und ist fertig. Allerdings entsprechen diese Vorlagen nicht immer den rechtlichen Anforderungen. So kann eine Rechnung schnell Fehler beinhalten.
Hinzu kommt, dass man eine fertiggestellte Rechnung so abspeichern muss, dass sie nicht mehr verändert werden kann. So lassen such nachträgliche Manipulationen vermeiden. Direkt nach der Eingabe der Rechnungsdaten ist also eine Rechnung, die in Excel oder Word geschrieben wurde, als PDF zu exportieren und anschließend zu löschen.
Rechnungserstellung mit einem Buchhaltungsprogramm!
Buchhaltungsprogramme sind meist GoBD-konform und bieten neben der Rechnungsstellung viele weitere Funktionen an. Außerdem ist die Bedienung dieser Programme einfach, sodass auch unerfahrene Personen kein Problem haben, hier eine rechtssichere Rechnung zu erstellen.
Allerdings ist mit der Verwendung eines Buchaltungstool auch ein gewisser Kostenaufwand einzuplanen. Will man kein Geld ausgeben und kostenlose Rechnungen erstellen, kann man einen Rechnungsgenerator nutzen.
Rechnung von einem Rechnungsgenerator erstellen lassen!
Um einen Rechnungsgenerator zu nutzen, muss man ausschließlich die Rechnungsangaben kennen. Wie die einzelnen Schritte mit einem Rechnungsgenerator aussehen, ist nachstehend aufgeführt:
- Empfänger und Absender müssen angelegt werden.
- Die Rechnungsnummer und das Projekt werden im nächsten Schritt angegeben.
- Nun folgen die Leistungen und der Leistungszeitraum.
- Danach legt man das Zahlungsziel fest und trägt die Kontodaten ein.
- Im letzten Schritt wird die Rechnung gespeichert.
Ist das alles erledigt, kann man die Rechnung downloaden und ausdrucken oder versenden.
Der Vorteil bei so einem Generator ist, dass man hiermit häufig auch Angebote oder Mahnungen erstellen lassen kann. Geeignet ist der Rechnungsgenerator für Unternehmen und Freiberufler. Zudem funktioniert dieser branchenübergreifend von A bis Z.
Wie korrigiert man eine fehlerhafte Rechnung?
Die wichtigste Rolle spielt die Beseitigung der Unklarheiten. Daher sollte die Rechnungskorrektur absolut fehlerfrei sein. Hierzu storniert man die ursprüngliche Rechnung. Gleichzeitig muss man die fehlerhafte Rechnung als Storno kennzeichnen.
Für die korrigierte Rechnung muss man eine neue Rechnungsnummer vergeben. Allerdings mit einem vermerkt, dass diese Rechnung die alte Variante ersetzt. Wichtig ist, dass der Sachverhalt nachvollziehbar ist. Auch von unabhängigen Dritten. So verhindert man auch eine Verwechslung, die am Ende zu einer doppelten Zahlung führt.
Fazit
Schlussendlich muss jeder für sich selbst entscheiden, wie er seine Rechnung erstellt. Dennoch ist eine Vorlage nicht zu empfehlen, da hier einfach zu viele Fehler passieren können. Deutlich sicherer ist eine Software-Lösung. Ganz gleich, ob es sich um ein Rechnungstool oder einen Rechnungsgenerator handelt.