Elektronische Signaturen sind eines der wesentlichen Werkzeuge im Geschäftsleben. Welche Arten von elektronischen Signaturen gibt es und wofür werden sie verwendet? Wir werden versuchen, diese und andere Fragen in diesem Artikel zu beantworten.
Heutzutage ist jeder Mensch täglich mit der Notwendigkeit konfrontiert, eine Unterschrift zu setzen und so seine Willenserklärung abzugeben. Das Unterschreiben von Jahresabschlüssen, offiziellen Briefen, E-Mails und die Bearbeitung von behördlichen Angelegenheiten sind nur einige der Beispiele, bei denen eine elektronische Signatur eingesetzt werden kann. Es gibt immer mehr Arten von elektronischen Signaturen auf dem Markt.
Inhaltsverzeichnis
Was ist eine elektronische Signatur – Definition
Die Entwicklung des Internets hat dazu geführt, dass heute viele Dinge erledigt werden können, ohne das Haus zu verlassen. Bei Kontakten mit Ämtern, Gerichten, Unternehmen oder Geschäftspartnern ist es jedoch notwendig, die eigene Identität zu bestätigen. Dazu kann heute eine elektronische Signatur verwendet werden, die einer handgeschriebenen Unterschrift ähnelt (je nach Art der verwendeten elektronischen Signatur). Was ist und wie funktioniert eine elektronische Signatur?
Die elektronische Signatur verbindet technische, organisatorische und rechtliche Mittel miteinander. Damit ist es ein Werkzeug, mit dem die Identität der Person, die ein Dokument unterschreibt, festgestellt werden kann. Mit anderen Worten: Eine elektronische Signatur ist ein Datensatz in elektronischer Form, der die Identifizierung einer bestimmten Person ermöglicht und somit als Methode zur Authentifizierung verwendet werden kann. Auf diese Weise ist eine elektronische Signatur einer handschriftlichen Unterschrift gleichwertig.
Die Definition der elektronischen Signatur findet sich unter anderem in der Verordnung (EU) Nr. 910/2014 des Europäischen Parlaments und des Rates über elektronische Identifizierung und Vertrauensdienste für elektronische Transaktionen im Binnenmarkt. In diesem Dokument wird eine elektronische Signatur als Daten in elektronischer Form definiert, die „an andere Daten in elektronischer Form angehängt oder mit diesen logisch verbunden sind und vom Unterzeichner als Unterschrift verwendet werden.“ Außerdem gibt es die gültige eIDAS-Verordnung, die vom 1. Juli 2016 stammt und besagt, dass eine elektronische Unterschrift nicht allein deswegen vor Gericht aberkannt werden darf, weil sie digitaler Form ist. Somit ist die Verwendung von elektronischen Unterschriften in Deutschland und Europa wirksam und rechtskräftig.
Welche Arten der elektronischen Signatur gibt es?
Aufgrund des technologischen Fortschritts und des Sicherheitsniveaus werden in der Verordnung des Europäischen Parlaments und des Rates (EU) Nr. 910/2014 drei Arten der elektronischen Signatur unterschieden. Diese sind:
- Die einfache elektronische Signatur. Dies sind die bereits erwähnten Daten in elektronischer Form, die vom Benutzer als Unterschrift verwendet werden.
- Die fortgeschrittene elektronische Signatur. Um als fortgeschrittene elektronische Signatur zu gelten, muss eine gegebene elektronische Signatur die folgenden Anforderungen erfüllen: Sie muss dem Benutzer eindeutig untergeordnet sein, sie muss die Identität des Benutzers feststellen können, sie muss unter Verwendung von Signaturerstellungsdaten erstellt werden und sie muss mit den signierten Daten so verknüpft sein, dass eine nachträgliche Manipulation erkennbar ist.
- Die qualifizierte elektronische Signatur. Dies ist die am weitesten fortgeschrittene elektronische Signatur. Sie zeichnet sich dadurch aus, dass sie mit einer qualifizierten elektronischen Signaturerstellungseinheit erstellt wird und auf einem qualifizierten Zertifikat der elektronischen Signatur basiert.
Eine weitere Einteilung kann anhand der Zertifikatstypen vorgenommen werden. Dabei wird zwischen qualifizierten und nicht qualifizierten Zertifikaten unterschieden. In der Regel wird die nicht qualifizierte Signatur zum Signieren der gesendeten E-Mail verwendet. Wichtig ist, dass sie nicht die gleiche Rechtskraft hat wie eine handgeschriebene Unterschrift.
Eine sichere elektronische Signatur ist die qualifizierte elektronische Signatur. Eine solche Signatur wird als universell angesehen. Da sie die gleiche Rechtskraft wie eine handgeschriebene Unterschrift hat, wird sie häufig im Kontakt mit Ämtern – darunter z. B. Gerichte, Finanzamt oder anderen Behörden- verwendet. Die qualifizierte Signatur wird auch im Gesundheitswesen eingesetzt.
Wofür wird eine elektronische Signatur verwendet?
Vereinfacht ausgedrückt, wird eine digitale Unterschrift verwendet, um Dokumente in elektronischer Form zu unterschreiben. Sowohl in Deutschland als auch in anderen europäischen Ländern erfreut sich diese Form der Unterschrift immer größerer Beliebtheit. Dies ist auf die Entwicklung der Online-Umgebung zurückzuführen. Gleichzeitig gilt die Durchführung elektronischer Transaktionen dank der Tatsache, dass eine qualifizierte Signatur einer handschriftlichen Unterschrift gleichzusetzen ist, als sicher.
Wo wird die sichere elektronische Signatur üblicherweise eingesetzt? Heute ist es weit verbreitet. Es wird hauptsächlich von Unternehmern verwendet, die es im Kontakt mit Auftragnehmern und Büros einsetzen. Die elektronische Unterschrift ermöglicht:
- E-Meldungen bei der Versicherung und dem Finanzamt einreichen
- Anträge bei öffentlichen Verwaltungsstellen einreichen
- Verträge und Vereinbarungen unterzeichnen
- signierte elektronische Rechnungen
- offizielle E-Mail-Korrespondenz führen
Im letzten Fall kann der Empfänger der signierten Nachricht sicher sein, dass er z. B. den Firmeninhaber oder eine verhandlungsberechtigte Person kontaktiert.
Die elektronische Signatur wird auch von Unternehmern, die an Ausschreibungen teilnehmen, häufig verwendet. Dank der Verwendung einer sicheren elektronischen Unterschrift müssen sie ihr Angebot nicht per Post schicken oder persönlich am vorgesehenen Ort abgeben.
Einzelpersonen verwenden qualifizierte Signaturen in geringerem Umfang. Wenn Sie Partei in einem komplizierten Rechtsstreit sind, können Sie mit einer qualifizierten Signatur Zeit und Kosten für den Versand von Einschreiben sparen.
Elektronische Signatur – Die wichtigsten Vorteile
Die Online-Umgebung entwickelt sich vor allem wegen der gebotenen Einsparungen und der Möglichkeit, schnell Informationen auszutauschen. Es lohnt sich jedoch, eine elektronische Signatur zu verwenden, damit Ihre Korrespondenz als authentisch angesehen wird. Der Einsatz einer elektronischen Signaturlösung bedeutet vor allem:
- Sicherheit – der Empfänger kann sich sicher sein, dass Dokumente oder Korrespondenz, die eine qualifizierte Signatur tragen, authentisch sind
- Bequemlichkeit – nur wenige Klicks sind nötig, um den Vertrag oder die Erklärung zu unterschreiben, was die Korrespondenz mit Auftragnehmern oder Ämtern deutlich verbessert
- Eliminierung von Papierdokumenten aus dem Dokumentenfluss – für Unternehmen bedeutet dies Einsparungen, die sogar in Tausende von Euros jährlich gezählt werden können
- Optimierung des Dokumentenumlaufs – Dokumente sind leichter zu erreichen und können elektronisch archiviert werden
- Zeitersparnis – das Versenden elektronisch signierter Dokumente dauert nur einen Augenblick und der Empfänger kann den Inhalt fast sofort lesen
Fazit
Wie Sie bereits erkannt haben, gibt es drei Arten von elektronischer Unterschrift – die einfache, fortgeschrittene und die qualifizierte Unterschrift. Für welche Art Sie sich entscheiden, bleibt alleine Ihnen und Ihrem Vorhaben überlassen. In allen Fällen sind alle drei Arten sehr bequem und verbessern den beruflichen und den alltäglichen Tagesablauf und sorgen dafür, dass Sie Geld und Zeit mit der Nutzung einer E-Signatur einsparen können.