Ein gutes Organigramm hat eine hohe Bedeutung für eine effektive Arbeitsorganisation. In diesem Artikel geht es darum, wie man mit Hilfe eines Organigramms Arbeitsabläufe verbessern und strukturieren kann.
Dazu wird zunächst erklärt, was ein Organigramm genau ist und wie es erstellt wird. Dann erfährt man, wie ein Organigramm genau bei der Prozessoptimierung helfen kann und auch, wie es von Unternehmen sinnvoll im Onboarding Prozess eingesetzt werden kann.
Inhaltsverzeichnis
Organigramm: Was ist das genau?
Ein Organigramm ist die visuelle Darstellung der Strukturen im Unternehmen. Vor allem bei größeren Unternehmen ist es sehr wichtig, die einzelnen Zuständigkeiten und Hierarchien klar darzustellen, so dass es nicht zu Unklarheiten in den Zuständigkeiten kommt. Durch Kästchen und Pfeile werden einzelne Abteilungen, Arbeitsabläufe, Zuständigkeiten und Hierarchien dargestellt. Auch beratende Stabsstellen können eingezeichnet sein.
Ein Organigramm soll Klarheit in die Strukturen eines Unternehmens bringen, so dass diese auch für Außenstehende jederzeit klar erkennbar sind. Viele ehemals kleine Unternehmen haben oft keine klaren Organigramme, da sie schnell gewachsen sind und Mitarbeiter:innen, welche lange im Unternehmen sind die Abläufe ganz klar kennen. Doch für neue Mitarbeiter:innen sind diese dann meist verwirrend. In solchen Fällen ist die Erstellung eines guten Organigramms sehr wichtig!
Prozessoptimierung: Wie kann ein aktuelles Organigramm unterstützen?
Ein gutes Organigramm, welches die Abteilungsstruktur eines Unternehmens gut visualisiert, ist essenziel für ein gutes Ressourcenmanagement.
Es ist wichtig, dass Mitarbeiter:innen auf den ersten Blick die Kommunikationswege und Hierarchien überblicken können, so sparen diese viele Kapazitäten sich erst zu informieren. Doch nicht nur das Informieren kann viel Zeit kosten. Auch, wenn Hierarchien so unklar sind, dass einfach gehandelt wird, kann viel wertvolle Zeit durch Fehler passieren. Leicht führ es dazu, dass Mitarbeiter:innen sich übergangen oder nicht gewertschätzt fühlen.
Ein stets aktuelles und klares Organigramm hingegen stellt Kommunikationswege und Hierarchien so dar, dass sie auf den ersten Blick erkennbar sind und spart somit eine Menge Zeit vor allem in großen Unternehmen.
Onboarding: Darum ist ein Organigramm wichtig
Mitarbeiter:innen die neu in ein Unternehmen kommen, werden meist mit einer Flut von Informationen überhäuft. Es ist schwierig, sich an einem Tag zu merken, wer in welcher Abteilung für was zuständig ist und wie genau die Hierachien und auch die Stabsstellen sind. Nicht alle Informationen werden außerdem immer gebraucht.
Ein gutes Organigramm kann daher den Einarbeitungsprozess unterstützen, indem den neuen Mitarbeitenden das Organigramm zu Beginn ausgehändigt und erklärt wird. Organigramm sind selbsterklärend, so dass der neue Mitarbeitende auch nach einiger Zeit, wenn er eine Frage hat stets einen Blick auf das Organigramm werfen kann. Auch das schafft Klarheit und spart wertvolle Ressourcen.
Fazit
Ein gutes und vor allem aktuelles Organigramm kann Mitarbeitenden helfen, Zuständigkeiten und Arbeitsabläufe klarer zu haben und so natürlich auch dem Unternehmen Ressourcen zu sparen. Wichtig ist, dass das Organigramm klar und verständlich aufgebaut sind und dieses stets aktualisiert wird, wenn sich Veränderungen ergeben.
Auch für den Onboarding Prozess neuer Mitarbeitender ist ein Organigramm wichtig, um die Kommunikationswege und Strukturen gut zu visualisieren und direkt von Beginn der Tätigkeit an jederzeit parat zu haben.