In nahezu allen Branchen sehen sich die Personalverantwortlichen hinsichtlich der Mitarbeiterplanung täglich neuen Herausforderungen gegenüber. Krankheiten oder anderweitige, unvorhersehbare Ausfälle erschweren die Personaleinsatzplanung oftmals erheblich – und doch sind schnelle Entscheidungen unabdingbar. Andernfalls wird nicht selten der Ablauf von Arbeits- und Produktionsprozessen erheblich beeinträchtigt. Darüber hinaus wird die Mitarbeiterzufriedenheit auf eine harte Probe gestellt, denn benötigen ebenfalls Planungssicherheit, um ihre Aufgaben mit der entsprechenden Motivation zu bewältigen. Um einen störungsfreien Ablauf zu generieren sowie eine sachgerechte Mitarbeiterplanung vornehmen zu können, müssen wichtige Ressourcen eingesetzt werden, die für viele Unternehmen mit einem hohen zeitlichen und finanziellen Aufwand verbunden sind. Wie auf ed-portal.de nachzulesen ist, verspricht eine geeignete Software eine effektive und zugleich effiziente Lösung in diesem Segment.
Personal optimal einplanen – einfach dank smarter Funktionalität
Die Personaleinsatzplanung hat sich vor allem bei Betrieben mit einer großen Belegschaft oftmals als schwierig erwiesen. Es gab einfach zu viele Unwägbarkeiten, die nicht in die Planungen mit einbezogen werden konnten, sodass umgehende Reaktionen nicht realisierbar waren. Mithilfe modernster Technologien sowie einem exakt auf das Unternehmen zugeschnittene Programm lassen sich derartige Situationen unkompliziert lösen. Beispielsweise können die Verantwortlichen kinderleicht mit der smarten Drag-and-Drop-Funktion Schichtpläne erstellen und Mitarbeiter einplanen, die aktuell tatsächlich benötigt werden. Insbesondere in der aktuellen Corona-Lage profitieren Gaststätten und Hotels von dieser Möglichkeit. Aufgrund der ständig wechselnden Auflagen und Beschränkungen ist es vor allem für diese Branche ein essenzielles Kriterium, vorausschauend planen zu können, um am Ende der Pandemie zu überleben. Mit der geeigneten Software können alle Entscheidungen über das Smartphone oder ein anderes mobiles Endgerät mit den Mitarbeitern kommuniziert werden, sodass keine Informationsverluste zu erwarten sind. Daneben bietet das Programm noch zahlreiche weitere intelligente Optionen:
- Übersichtliche Mitarbeiterverwaltung
- Kalenderansicht
- Realisierung des Aufgabenmanagements
- Dienstplan erstellen
- Arbeitsanweisungen Gruppen zuordnen und Organisation optimieren
- Dokumentation hinsichtlich der Einhaltung der Mindestlohnvorschriften
Die umfangreichen Funktionen erleichtern Unternehmen die Aufgabe der durchaus schwierigen Personaleinsatzplanung enorm. Die Software erlaubt es, schnellstmöglich auf besondere Situationen zu reagieren, Umplanungen vorzunehmen und sämtliche Maßnahmen transparent darzustellen. Dieses ist ein entscheidender Faktor, da seitens der Beschäftigten nicht selten Vorbehalte gegen die Form der Datenerfassung existieren. Die Software ist jedoch so konzipiert, das die gesetzlichen Vorgaben eingehalten und für jedermann ersichtlich ausgewiesen werden. Neben dem hohen Maße an Transparenz, die beispielhaft auch die Kontrolle der eigenen Fehlzeiten beinhaltet, kann optional über Schnittstellen auch die Lohnabrechnung eingebunden werden.
Kinderleichtes Erfassen von Arbeitszeiten der Mitarbeiter
Im Bereich der Arbeitszeiterfassung nutzen viele Betriebe in der heutigen Zeit noch veraltete Methoden, die weder die erforderliche Kontrolle erlaubt, noch wichtige Details dazu berücksichtigt. Um einen entsprechenden Überblick zu erlangen, ist sicherlich oftmals ein Umdenken erforderlich. Dabei ist der Weg zu einer simplen Lösung wahrlich kein Hexenwerk. Maßgeschneiderte Programme bieten hinreichende Optionen, die Arbeitszeiten der Mitarbeiter in vielen unterschiedlichen Bereichen korrekt zu erfassen, ohne dass dieses im Nachgang zu Differenzen führen wird.
Neben den täglichen Arbeitszeiten, werden so zum Beispiel auch gesetzliche Pausen sowie mögliche Raucherpausen erfasst. Sobald es potenziell zu Unregelmäßigkeiten in diesem Segment kommt, signalisiert das Programm dazu Warnhinweise. Die Verantwortlichen erkennen dadurch schnell, inwieweit die rechtlichen und innerbetrieblichen Vorgaben eingehalten oder missachtet wurden. Gleichermaßen kommt diese Einrichtung natürlich auch den Mitarbeitern zugute. Sie können sich ebenfalls mit den erforderlichen Informationen versorgen und erhalten einen transparenten Einblick in die zeitlichen Abläufe ihrer Tätigkeiten und Pausen.
Auch Krankmeldungen, anderweitig bedingte Abwesenheiten oder Urlaubstage von Mitarbeitern werden auf dem Übersichts-Dashboard komfortabel angezeigt. Mit nur wenigen Klicks erhalten die Verantwortlichen auch Hinweise auf anstehende Meetings, Geburtstage der Kollegen oder auslaufende Verträge und sind somit täglich optimal auf dem neuesten Stand in ihrem Unternehmen.
Mehr Flexibilität durch mobile Anwendungen
Im digitalen Alltag sind mobile Anwendungen allgegenwärtig. Ob beim Online-Shopping, bei Bezahlvorgängen oder einfach nur beim Surfen durch die virtuelle Welt des Internets – ohne Smartphones und Tablets läuft nichts mehr. Daher ist es auch nur konsequent, dass diese Möglichkeit auch bei der Arbeitszeiterfassung gegeben ist. Mit den geeigneten Tools lassen sich tatsächlich geleistete Arbeitsstunden und Pausen auf vielfältige Art und Weise vornehmen und exakt dokumentieren. Für die Mitarbeiter bedeutet das jede Menge Flexibilität, denn ihnen stehen hierzu fünf unterschiedliche Optionen zur Verfügung:
- Erfassung von Arbeitszeiten und Pausen über die Stempeluhr in der Smartphone App
- Erfassung über die Stempeluhr für Tablets konzipierte App
- Erfassung via Desktop App am PC im Büro
- Manuelle Erfassung im Cockpit des Unternehmens
- Händische Erfassung
Die Installation der App gestaltet sich ebenso unproblematisch wie die Bedienung. Zur Sicherheit ist die Applikation mit einer persönlichen PIN geschützt, sodass ohne Wissen und Zustimmung der User Unbefugte darauf keinen Zugriff erhalten. Doch auch Unternehmen profitieren von der mobilen Stempeluhr und können die Daten von jedem beliebigen Ort und zu jeder Zeit einsehen. Die relevanten Angaben stehen bei Bedarf umgehend zur Verfügung, sodass Ungereimtheiten schnell geklärt werden können.
Letztlich bleibt festzuhalten, dass die Einführung eines derartig automatisierten Programms hinsichtlich der Personaleinsatzplanung sowie der Zeiterfassung Arbeitnehmern und Unternehmen gleichermaßen umfangreiche Vorteile bietet. Auch in puncto Datensicherheit wurden alle erdenklichen Vorkehrungen getroffen, um den Usern einen bestmöglichen Schutz zu gewähren.