Die Arbeit mit vertraulichen Dokumenten und sensiblen Daten gehört für viele Unternehmen mittlerweile zum Alltag. Sei es bei Unternehmensverkäufen, Finanzierungsrunden oder der gemeinsamen Arbeit an großen Projekten. Das sind nur ein paar Beispiele, bei denen für Unternehmen der Bedarf für einen virtuellen Datenraum entsteht. Dieser bietet Lösungen für den sicheren Datenaustausch, auch über die Grenzen des Unternehmens hinweg. Was ein Datenraum überhaupt ist, welche Vorteile er bietet und wo er konkret Anwendung findet, wird im Folgenden genauer betrachtet.
Inhaltsverzeichnis
Was ist ein virtueller Datenraum?
Ein virtueller Datenraum oder auch digitaler Datenraum genannt, ist ein online zugängliches Archiv, welches über eine Cloud Lösung realisiert wird. Unternehmen sind heutzutage gefordert, ihre Dokumente nicht nur physisch an einem Ort zur Verfügung zu stellen, sondern auch in digitaler Form, damit sie jederzeit und von überall aus der Welt bearbeitet und eingesehen werden können.
Die Nutzung von virtuellen Datenräumen nimmt immer weiter zu, Digitalisierung und Globalisierung sind zwei Gründe dafür.
Vor allem auf der ganzen Welt agierende Unternehmen profitieren davon bei internationalen Projekten. Dokumente mit sensiblen Daten und zeitkritischen Informationen sind durch Datenräume mehreren Beteiligten, auch außerhalb des Unternehmens, zugänglich.
Was sind die Vorteile von Datenräumen?
Wie schon eingangs erwähnt bieten virtuelle Datenräume verschiedenen Parteien die Möglichkeit des sicheren und kontrollierten Datenaustauschs. Durch das Kontrollieren der Anwesenheit, dem Verwehren von unbefugtem Zugriff und dem Unterbinden von Entnahme und Kopie von Dokumenten wird ein physischer Datenraum bestmöglich nachgebildet, allerdings mit dem Vorteil von überall aus der Welt mit Internetzugang darauf zugreifen zu können. Vorteile von Datenräumen sind also Sicherheit und Ortsunabhängigkeit.
Außerdem spart die Digitalisierung von Dokumenten Ressourcen und Zeit. Alle Beteiligten, abhängig vom Projekt, können gleichzeitig auf die für sie relevanten Informationen zugreifen und arbeiten so viel effizienter zusammen. Durch das papierlose Arbeiten wird sowohl die Umwelt geschont als auch Geld und Zeit beim nicht mehr nötigen Ausdrucken von Dokumenten eingespart. Gleichzeitig sorgt es auch für mehr Sicherheit, denn im virtuellen Datenraum gespeicherte Dateien können nicht vergessen oder verloren werden. Zu den weiteren Vorteilen von Datenräumen gehört also, dass sie den Verlauf von Projekten und Transaktionen beschleunigen und Kosten einsparen.
Welche Anwendungsfälle gibt es?
Nachfolgend sind drei Beispiele beschrieben, bei denen virtuelle Datenräume eingesetzt werden können und von großem Vorteil für alle Beteiligten sind.
Kommunikation im Unternehmen
Unternehmen und Organisationen werden zunehmend ortsunabhängig geführt, Home-Office wird immer mehr zum Alltag. Führungskräfte und Mitarbeiter benötigen einen sicheren Ort, um miteinander zu kommunizieren, sich über aktuelle Projekte auszutauschen und zusammen neue Produkte zu entwickeln. Virtuelle Datenräume sichern den schnellen, sicheren und an keinen Ort gebundenen Zugriff auf Dateien, die für die Arbeit notwendig sind. Außerdem kann auch externen Personen Zugriff gewährt werden – etwa Agenturen, Beratern oder Aufsichtsräten.
Dokumentation bei Immobilien
Projektmanager verwalten bei Immobilienprojekten viele verschiedene Unterlagen. Baupläne, Zertifikate und Dokumentationen müssen für verschiedene Parteien ortsunabhängig und unkompliziert zugänglich sein. Im Laufe der Verhandlungen können ausgewählte Partner und Interessenten so immer aktuell gehaltene Schriftstücke abrufen. Die wichtigen Informationen stehen damit zentral an einem Ort zur Verfügung und sind für Berechtigte schnell auffindbar. Ist das Projekt abgeschlossen, dient der virtuelle Datenraum als Archiv für den eventuell nötigen späteren Zugriff.
Mergers & Acquisitions
Der Verkauf eines Unternehmens ist für Käufer und Verkäufer ein fordernder Prozess. Der Ablauf zwischen erster Prüfung, Verhandlung und Kaufabschluss ist sehr komplex. Zusätzlich entsteht Zeitdruck durch gesetzte Fristen. Vorteile von Datenräumen sind hier, dass sie den ganzen Prozess vereinfachen. Einzelne Dokumente lassen sich mit verschiedenen Rechten zum Lesen, Löschen oder Bearbeiten versehen. Im Gegensatz zu einem physischen Datenraum sind also auch nur bestimmte Inhalte abrufbar. Außerdem ist das Verlassen des Datenraums nicht ohne ein gegenseitiges Zustimmen möglich.
Abschließend lässt sich sagen, dass virtuelle Datenräume mit Ortsunabhängigkeit, Sicherheit, Effizienz und Kosteneinsparungen viele Vorteile für Unternehmen mitbringen und einen breiten Anwendungsbereich haben.