Eine optimale Personalplanung zählt zu den wesentlichen Aufgaben, die Personalverantwortliche täglich übernehmen müssen. Um einen reibungslosen Ablauf zu gewähren, ist ein umfangreicher Einsatz von Ressourcen erforderlich. Spontane Veränderungen, freie Tage, an- und Abwesenheiten oder Urlaube müssen minutiös erfasst werden. Dieses erfordert einen intensiven Zeitaufwand und ist zudem auch durchaus kostenintensiv. Durch eine Automatisierung lässt sich der Personaleinsatz erheblich verbessern. Darüber hinaus erfolgt eine Verteilung der Ressourcen in die Bereiche, in denen sie dringend benötigt werden. Eine attraktive Möglichkeit, effektive und effiziente Planungen zu erstellen und Abläufe in einem Unternehmen zu optimieren, bietet exemplarisch edpep.
Die innovative Lösung kann in kleinen und mittleren Unternehmen (KMU´s) aus nahezu allen Branchen verwandt werden. Sie bietet den Entscheidern ebenso viele Vorzüge wie den Mitarbeitern.
Smarte Funktionen mit hoher Transparenz
Je größer die Belegschaft in einem Unternehmen ist, desto schwieriger hat sich die Personalplanung in der Vergangenheit erwiesen. Doch dank moderner Technologie und einer individuell auf den Betrieb ausgerichtete Software, profitieren Beschäftigte und Verantwortliche gleichermaßen. So lässt sich exemplarisch schnell und unkompliziert per Drag and Drop ein Dienstplan erstellen. Das Programm erlaubt es, den Schichtplan über Smartphone und weitere digitale Endgeräte an alle Mitarbeiter zu kommunizieren. Mit der Software von edpep lassen sich auf diesem Weg die realen Arbeitszeiten auf unterschiedlichen Wegen vollständig erfassen:
- Über die Stempeluhr in der Smartphone App
- Via Stempeluhr in der Tablet App
- Per händischer Eingabe durch die Mitarbeiter
- Über die Desktop App des PC
- Manuelle Erfassung in dem Unternehmer-Cockpit
In einem Schritt werden neben den tatsächlichen Arbeitszeiten auch gesetzliche Pausen oder potentielle Raucherpausen erfasst und ausgewiesen. Bei möglichen Überschreitungen werden unmittelbar entsprechende Warnhinweise übermittelt. edpep zeigt auf dem Übersichts-Dashboard Krankmeldungen, Urlaubsanträge oder anderweitige Abwesenheiten von Beschäftigten an. Das System ermöglicht es dadurch, sich schnell einen Überblick über die aktuelle Personalsituation zu verschaffen. Aber auch Hinweise auf Geburtstage der Mitarbeiter oder über auslaufende Verträge stehen mit einem Klick unkompliziert umgehend zur Verfügung.
Umfangreiche Vorteile – für Unternehmen und Belegschaft
Nicht selten bestehen gegen die Form der Datenerfassung seitens der Mitarbeiter Vorbehalte. Doch das Programm ist derart konzipiert, dass auch gesetzliche Vorgaben, wie beispielhaft im Segment von Zuschlägen, eingehalten und ausgewiesen werden. Dadurch ergeben sich durchaus nennenswerte Vorteile für die Belegschaft – und zwar dauerhaft:
- Hohes Maß an Transparenz und Kontrolle (auch über eigene Fehlzeiten, Zeitsalden)
- Effiziente Selbstkontrolle in verschiedenen Bereichen
- Lohnverrechnung ist über eine digitale Schnittstelle eingebunden
- Erleichterung bei der individuellen Dienstplanung (Verbesserte Übersicht)
- Optimale Kommunikation zwischen Personalentscheidern und der Mitarbeiter untereinander
Kommunikationsbereitschaft und Motivation lasse sich durch die Nutzung des Programms eindeutig steigern.
Natürlich profitieren auch Unternehmen durch die Einführung eines derartigen Programms. Das automatisierte Programm ermöglicht eine minutengenaue Erfassung, mehr Transparenz und einen optimalen Überblick.
Darüber hinaus können bespielhaft auch Arbeitsanweisungen erstellt und einzelnen Gruppen oder Mitarbeitern zugewiesen werden. Hier erscheinen die Anweisungen auf der mobilen App. Die Kenntnisnahme muss entsprechend bestätigt werden.
Natürlich sind alle erfassten Daten auch mobil abrufbar und sowohl über Android und iOS Systeme verfügbar. Dadurch wird die Flexibilität deutlich erhöht. Zu jeder Zeit und von jedem Ort aus, können Beschäftige und Unternehmen über eine Cloud sich optimal informieren und erhalten so immer einen aktuellen Überblick.